Chia sẻ cách sắp xếp thời gian để có một ngày hiệu quả

Các bạn thương mến,

Khá nhiều bạn học viên thắc mắc đặt câu hỏi về việc làm thế nào Purna có thể hoàn thành rất nhiều việc trong một ngày hay như vậy. Câu trả lời nằm ở việc bạn ưu tiên và sắp xếp thời gian biểu trong ngày ra sao. Là một người phụ nữ có gia đình, đặc biệt là một người mẹ có hai bé nhỏ, mình phải khéo léo điều chỉnh lịch dạy – tập – sinh hoạt sao cho hợp lý để có thể cân bằng giữa công việc và gia đình.

Dưới đây là một số mẹo nhỏ hữu ích rút ra từ kinh nghiệm của Purna để mọi người tham khảo trong việc lên kế hoạch và hoàn thành tốt nhất lịch trình một ngày thật hiệu quả nhé.

Lập “To do list”

Đây là việc đầu tiên mình làm ngay sau khi thức dậy. Mình ghi ra tất cả những việc cần làm trong ngày dù nhỏ hay to, đơn giản hay phức tạp. Mình liệt kê đầy đủ vào một cuốn sổ tay nhỏ quen thuộc để có cái nhìn tổng quát hơn về khối lượng công việc của ngày hôm đó.

Phân loại tính chất công việc

Bước thứ hai là mình phân loại tính chất công việc thành bốn nhóm:

• Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp
• Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Nhóm công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
• Nhóm công việc không quan trọng và không khẩn cấp

Khi định dạng rõ tính chất của công việc, bạn sẽ biết thứ tự ưu tiên của công việc trong ngày. Dĩ nhiên, “nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp” là nhóm cần được giải quyết càng sớm càng tốt trong ngày, sau đó đến “nhóm công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp” rồi đến “công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp”, cuối cùng là “nhóm công việc không quan trọng và không khẩn cấp” có thể được làm khi bạn có thời gian rãnh và không nhất thiết là phải làm hôm nay.

Chỉ cần vài phút phân loại tính chất đơn giản này, bạn có thể giảm thiểu khối lượng công việc và hoàn thành một cách hiệu quả hơn. Bạn sẽ tránh được việc căng thẳng không cần thiết khi không biết bắt đầu từ đâu, rồi nên giải quyết gì trước, gì sau.

Tập trung tối đa trong 25-30 phút/ lần

Cách làm của mình là hãy tập trung hoàn toàn giải quyết công việc trong 25-30 phút/ mỗi lần, hạn chế tối thiểu sự phân tâm từ mạng xã hội, hay những thứ không liên quan. Bạn có thể tạm tắt các thông báo từ FB, Instagram, chat chít, hoặc đơn giản là đặt điện thoại sang một bên nếu không cần thiết để có thể toàn tâm toàn ý hoàn thành công việc trong 30 phút. Sau đó, bạn có thể kiểm tra điện thoại, thông tin trong 10-15 phút, hay đơn giản giải lao uống nước, giãn cơ và lập lại 30 phút làm việc chất lượng khác.

Mình tin với cách làm này bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc một cách tối ưu. Bởi một sự thật rõ ràng là một khi bạn đã cầm điện thoại lên lướt mạng xã hội…bạn sẽ đánh mất rất rất nhiều thời gian vô ích trong khi công việc thì ngổn ngang nằm đợi.

Gạch bỏ những công việc đã được hoàn thành

Đây là khoảnh khắc mình yêu thích nhất sau một ngày làm việc. Mình dùng bút gạch ngang những công việc đã hoàn thành. Cảm giác cực kỳ sung sướng khi bạn có thể thấy được rõ ràng những công việc đã được loại bỏ ra khỏi danh sách. Với những công việc chưa được hoàn thành, bạn sẽ lập lại chu trình todolist vào ngày hôm sau và tiếp tục những bước mình vừa nêu trên.

Khi bạn muốn bạn sẽ tìm cách, khi không muốn bạn sẽ tìm lí do. Để có một ngày mới thật hiệu quả và năng suất, hãy bỏ ra một ít thời gian đầu ngày sắp xếp công việc cũng như quyết tâm và tập trung hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian hợp lý. Hi vọng với chút chia sẻ nhỏ sẽ giúp các bạn có một ngày tuyệt vời hơn, có thêm thời gian cho bản thân và gia đình, quan trọng là cân bằng cuộc sống tốt hơn.

Chúc các bạn cuối tuần vui vẻ nhé.